Sur cette page, nous listons un ensemble de recommendations pour préparer le dossier de candidature à l’organisation de PFIA (Plateforme Intelligence Artificielle).

Information sur l’évaluation des dossiers

Les dossiers sont évalués par les membres du CA de l’AFIA. Les critères d’évaluation portent notamment sur le respect du cahier des charges, l’équipe organisatrice (incluant les prestataires), le budget (son réalisme, son équilibre), le lieu (intrinsèque et pour la représentativité du territoire).

Recommandation sur la constitution du dossier

  • Le CA attend des informations factuelles qui permettent de se projeter dans une édition future. L’ajout de photo des espaces (espace de pause, amphithéatres, salles de conférences, etc.) et de plans sont des informations utiles. Les lettres de soutien de la part des structures institutionnelles (laboratoires, universités, et collectivités locales) et des potentiels partenaires sont bienvenues.
  • Le cahier des charges de l’organisation de la PFIA n’est pas immuable, c’est un cadre robuste. Les dossiers qui souhaiteraient s’écarter du cahier des charges sont invités à prendre contact avec le GT plateforme et à expliciter des écarts dans le dossier de candidature.

Locaux

  • La PFIA peut être organisée dans des locaux universitaires ou dans d’autres structures non académiques permettant l’accueil centralisé dans la conférence (e.g. centre des congrès).
  • L’ajout au dossier de candidature de photos des espaces (espace de pause, amphithéâtres, salles de conférences, etc.) et de plans sont des informations utiles.

Constitution du budget

  • Le budget doit être fourni dans le format proposé par l’AFIA. Certaines cellules sont précalculées pour représenter le fonctionnement attendu de la gestion budgétaire de la plateforme (voir la première feuille d’instructions).
  • L’AFIA dispose de données historiques qui permettent d’estimer la participation à la conférence. Cette estimation est basée sur une participation moyenne d’un participant de 3 jours. La proposition de budget fait ces hypothèses (voir formules de calcul).
  • Les justificatifs d’estimations des prestations (devis) ou des soutiens (lettre de support de vos partenaires) sont des atouts pour les dossiers.
  • Une candidature peut prévoir des budgets alternatifs (e.g. budgets différents pour l’accueil de 5 ou 9 conférences).

Délégation de la gestion des inscriptions

  • La gestion des inscriptions de la PFIA est complexe (principe de multi-conférence). Au-delà des facturations, la prise en charge des invités, des spécificités des conférences, etc. nécessite beaucoup de flexibilité (dans les outils, et la gestion). Pour ces raisons, nous invitons les candidats qui souhaiteraient faire une gestion en propre à bien réfléchir leur choix.
  • L’AFIA est en mesure de proposer des noms de prestataires pour la gestion des inscriptions.

Les évènements sociaux

  • Au-delà des deux diners de gala, ils sont laissés à la discrétion des organisateurs.
  • L’AFIA s’assure que certains des évènements peuvent être partagés le plus largement possible : l’organisation d’évènements sociaux gratuits ou encore des organisations spécifiques pour les doctorants est bienvenue.

PFIA et impact sur votre territoire

  • L’organisation de la PFIA permet de dynamiser votre territoire autour de la recherche en IA. L’association d’évènements culturels, techniques, économiques ou scientifiques autour de la PFIA est envisageable. L’AFIA n’interviendra pas dans ces organisations satellites, mais souhaiterait être informés de leur organisation et de leur impact pour l’organisation.